業務の属人化 棚卸しシート＋進め方ガイド

業務一覧は、並べただけでは動きません

業務一覧を作ったことがある会社は少なくありません。ただ、その一覧がいまも使われている会社は、あまり多くありません。理由ははっきりしていて、並べただけでは、どこから手をつけるかが決まらないからです。50行の一覧を前にして全部が大事に見え、誰も動かないまま担当が変わり、一覧だけが古くなります。

このシートは、書き出した時点で順番が決まるようにしてあります。頻度・所要時間・属人度の3つを入れると、優先スコアが自動で出ます。時間が短くても「その人しかできない」仕事はリスクとして残るので、所要時間だけでなく属人度を掛けています。

収録内容

1. 棚卸しシート（Excel） 60行分の記入欄。頻度と属人度はプルダウン、月あたり時間と優先スコアは自動計算。スコアの高い行には自動で色が付きます。
2. 集計シート 打ち手ごとの件数と月あたり時間の合計。「属人度3以上の合計時間」＝いま引き継げない仕事の量も出ます。
3. 記入例シート 書き方の見本。粒度に迷ったときの基準として使えます。
4. 進め方ガイド（PDF・A4 9ページ） 何を1行にするか、3つの数字の付け方、スコアの読み方、4つの打ち手の選び分け、3週間の進め方。
5. よくある失敗 網羅しようとして終わらない、評価だと受け取られる、打ち手が標準化ばかりになる、一覧が古くなる。

このような企業に向けた資料です

• 特定の担当者に業務が集中していて、引き継ぎができない
• 業務一覧を作ったことはあるが、使われないまま古くなっている
• 何から効率化すべきか、社内で意見が割れて決まらない
• 採用や育成が追いつかず、いまの人数で回す方法を探している
• DXやAI活用を検討しているが、どの業務に当てるか決まっていない